Guide d'utilisation
Rangé comme une journée de travail et non comme le menu du logiciel : vous cherchez quoi faire quand une cliente appelle, pas où se trouve un module. Chaque écran dit à quoi il sert, comment s'en servir, et l'erreur qu'on y fait.
Chapitre 1
Ouvrir votre institut prend une minute. Vous recevez trois identifiants, affichés une seule fois : notez-les avant de fermer la page.
À quoi ça sert. Créer votre espace, déjà rempli d'exemples pour que vous voyiez à quoi il ressemble en marche.
Comment. Le nom de votre institut, votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro. L'adresse servira d'identifiant pour vous connecter.
À éviter. Un seul essai par numéro et par nom d'institut. Si vous vous trompez de nom, écrivez-nous plutôt que de recommencer avec un autre : nous rouvrirons le bon.
À quoi ça sert. L'entrée de votre espace de travail, réservée à votre équipe.
Comment. Votre adresse e-mail et le mot de passe reçu à l'ouverture. Changez-le depuis Mon compte dès la première connexion.
Chapitre 2
Trois écrans suffisent à tenir une journée : ce qui est prévu, ce qui bouge, et qui attend une place.
À quoi ça sert. Voir la journée cabine par cabine, une colonne par praticienne.
Comment. Les créneaux occupés portent le nom de la cliente, son soin et son état. Les flèches en haut à droite passent au jour suivant ou précédent.
À éviter. Un créneau grisé n'est pas libre : il est déjà pris. Une cliente au téléphone qui insiste sur cette heure-là doit aller sur la liste d'attente, pas sur le créneau.
À quoi ça sert. Chercher, reporter, annuler, et marquer ce qui a été honoré.
Comment. Cherchez par nom de cliente. Marquez « honoré » quand la séance a eu lieu : c'est ce geste qui alimente vos chiffres et le compte des pertes.
À éviter. Ne marquez jamais « honoré » une séance qui n'a pas eu lieu pour faire propre. Vos chiffres du mois en dépendent, et le rapprochement avec la caisse aussi.
À quoi ça sert. Savoir qui veut une place déjà prise, et à qui la proposer quand elle se libère.
Comment. Inscrivez la cliente sur le créneau qu'elle voulait. Dès qu'une annulation libère cette heure, la place lui est proposée par un lien à usage unique : la première qui l'ouvre l'obtient.
À éviter. C'est l'écran qui rapporte le plus et celui qu'on oublie. Prenez le réflexe d'y inscrire toute cliente à qui vous répondez « c'est complet ».
Chapitre 3
Ce que vous savez d'une cliente décide de la façon dont vous la traitez : une habituée fidèle et une inconnue ne se gèrent pas pareil.
À quoi ça sert. L'historique de chaque cliente, ce qu'elle prend, sa fiabilité et ses avoirs.
Comment. Ouvrez une fiche avant de rappeler : vous verrez ses soins habituels, ses venues honorées et ses éventuels faux bonds.
À éviter. Un avoir n'est pas de l'argent rendu. Il se consomme sur un prochain soin, et il expire : vérifiez la date avant de le promettre.
À quoi ça sert. Vos soins, leurs durées, leurs prix et leurs variantes.
Comment. Un soin peut avoir plusieurs durées, chacune avec son prix. Le battement est le temps de remise en état de la cabine : il bloque la praticienne sans être montré à la cliente.
À éviter. Changer un prix ne change PAS les rendez-vous déjà pris : leur montant a été figé à la réservation. C'est voulu, une cliente paie ce qu'on lui a annoncé.
À quoi ça sert. Vos praticiennes, leurs spécialités et leurs horaires.
Comment. Les horaires de chacune déterminent les créneaux proposés à la réservation. Une praticienne sans horaire n'apparaît nulle part.
Chapitre 4
Deux écrans, et ils ne disent pas la même chose : ce qui est entré, et ce qui vous a échappé.
À quoi ça sert. Les encaissements de la période, avec leur nature et leur moyen de paiement.
Comment. Enregistrez l'encaissement au moment où il a lieu, pas le soir. Les trois boutons du haut changent la période affichée.
À éviter. Ce que montre cette page n'est pas votre bénéfice. Vos charges se saisissent ailleurs, et c'est leur soustraction qui donne ce qui vous reste.
À quoi ça sert. Ce que les absences vous ont coûté dans le mois, et ce qui a été rattrapé.
Comment. Lisez-le une fois par mois. Le nombre d'absences, les francs partis avec elles, les créneaux revendus par la liste d'attente et les acomptes conservés.
À éviter. Si cette page reste vide alors que vous avez des absences, c'est que les séances non honorées n'ont pas été marquées. Le compte des pertes ne devine rien.
À quoi ça sert. Rapprocher, séance par séance, ce qui a été fait et ce qui a été encaissé.
Comment. Ouvrez-le avant de fermer. Chaque séance honorée est comparée à son encaissement : ce qui manque apparaît en face, avec le montant et la personne concernée. Vous corrigez sur-le-champ, tant que tout le monde est encore là.
À éviter. Ne le faites pas le lendemain matin. Un écart d'hier ne se règle plus : personne ne se souvient de qui a encaissé quoi, et l'écart devient une perte que vous portez seule.
À quoi ça sert. Voir ce que chaque praticienne a généré, et ce qui lui revient.
Comment. Choisissez le mois. Le tableau part des séances réellement honorées et applique le mode de rémunération de chacune : commission sur le prix du soin, ou salaire fixe. Renseignez ce mode dans Équipe, sinon rien ne se calcule.
À éviter. Ce tableau dit ce qui est dû, il ne remplace ni un bulletin de paie ni une déclaration sociale. Il sert à savoir combien verser, pas à s'en tenir lieu.
À quoi ça sert. Empêcher de lire ses encaissements comme un bénéfice.
Comment. Quatre champs : la date, la catégorie, le montant, une note facultative. Saisissez au fil de l'eau, entre deux clientes. L'écran affiche ce qui est entré, ce qui est sorti, et ce qui reste.
À éviter. Une dépense non saisie donne un reste faux, ce qui est pire que pas de dépenses du tout. Les catégories sont imposées volontairement : une liste libre produit vingt façons d'écrire « produits » et un total qui ne veut plus rien dire.
À quoi ça sert. Vendre en cabine ce qui n'est pas un soin : crèmes, huiles, accessoires.
Comment. Ajoutez l'article et son prix, puis notez la vente au moment où elle se fait. Ces ventes entrent dans votre caisse et, si vous l'avez prévu, dans la commission de la praticienne qui a vendu.
À éviter. Notez la vente tout de suite. Une crème vendue et non saisie disparaît de vos chiffres et du calcul de sa commission, et c'est elle qui vous le rappellera.
Chapitre 5
Votre page publique est la seule chose que vos clientes utilisent. Elle vit à votre adresse, à vos couleurs, et ne demande jamais de créer un compte.
À quoi ça sert. Présenter vos soins avec leurs prix, et faire réserver en une minute.
Comment. Partagez cette adresse partout : bio Instagram, statut WhatsApp, carte de visite. Tous les prix y sont affichés, ce qui évite la moitié des appels.
À éviter. Renseignez votre adresse et votre numéro dans les réglages. Une page sans adresse fait douter, surtout pour un premier rendez-vous.
À quoi ça sert. Choisir un soin, une durée, une praticienne et un créneau.
Comment. Son nom et son numéro suffisent. Elle reçoit un lien qui lui permet de voir, reporter ou annuler son rendez-vous, et de vous écrire.
À éviter. Faites le parcours vous-même depuis votre téléphone avant de le partager. C'est en réservant chez vous que vous verrez ce qu'une cliente voit.
À quoi ça sert. Voir ce qui est réellement libre, sans vous appeler.
Comment. Elle choisit d'abord avec qui — « peu importe » est proposé en premier — puis le jour, puis l'heure. Seuls les créneaux compatibles avec la durée de son soin lui sont montrés.
À éviter. Si elle ne voit aucune heure alors que vous travaillez ce jour-là, c'est que les horaires de vos praticiennes ne sont pas renseignés dans Équipe. Sans horaires, aucune réservation n'est possible.
À quoi ça sert. Terminer sa réservation sans créer de compte ni retenir de mot de passe.
Comment. Son nom et son numéro suffisent. Le numéro est ce qui la relie à son historique : la même cliente qui revient est reconnue, avec ses soins passés et sa fiabilité.
À éviter. Un numéro mal saisi crée une seconde cliente. Si vous voyez deux fiches pour la même personne, c'est presque toujours cela.
À quoi ça sert. Lui donner un lien permanent vers son rendez-vous, sans compte à créer.
Comment. À la fin, elle reçoit un lien à garder. Il lui ouvre son rendez-vous : le détail, le report, l'annulation, et un bouton pour vous écrire. C'est aussi ce lien qui lui sert la fois suivante.
À éviter. Ce lien est personnel : il donne accès à son historique. Ne le partagez jamais dans une conversation de groupe, et ne le publiez nulle part.
À quoi ça sert. Libérer la place assez tôt pour que vous puissiez la revendre.
Comment. Depuis son lien, en deux gestes. La place redevient disponible immédiatement, et si quelqu'un l'attendait, elle lui est proposée aussitôt.
À éviter. Le délai d'annulation se règle dans Réglages. Trop court, vous ne pouvez plus revendre la place ; trop long, vos clientes annulent moins souvent et vous laissent des trous sans prévenir.
À quoi ça sert. Ne pas la perdre quand son créneau est déjà pris.
Comment. Quand l'heure qu'elle voulait est occupée, elle demande à être prévenue. Si la place se libère, un lien à usage unique part vers celles qui attendent : la première qui l'ouvre l'obtient.
À éviter. Une cliente à qui vous dites « c'est complet » au téléphone doit être inscrite par vous depuis la liste d'attente. Sinon elle appelle l'institut d'à côté.
À quoi ça sert. Poser une question sans passer par un numéro personnel.
Comment. Depuis votre page publique ou depuis son rendez-vous. Le message arrive dans votre messagerie, rattaché au rendez-vous dont il parle, ce qui évite de chercher de quoi elle veut parler.
À éviter. Répondez depuis la messagerie et non par WhatsApp personnel. Une conversation qui sort de l'outil ne laisse aucune trace pour la personne qui prendra le relais demain.
Chapitre 6
Une messagerie interne, pour votre équipe et pour vos clientes, qui garde chaque conversation avec le rendez-vous dont elle parle.
À quoi ça sert. Écrire à l'équipe, et répondre aux clientes qui vous écrivent depuis leur rendez-vous.
Comment. Un message de cliente arrive avec son rendez-vous, vous savez donc de quoi elle parle sans chercher. Ouvrez le fil dans la liste avant de répondre.
À éviter. Une conversation d'équipe et une conversation avec une cliente sont deux fils distincts sur le même rendez-vous. Ce que vous écrivez entre collègues n'est jamais visible par elle.
Chapitre 7
Deux écrans à ouvrir une fois, au début, et à ne plus toucher : vos règles de maison, et qui a le droit de quoi.
À quoi ça sert. Vos coordonnées, vos couleurs, votre délai d'annulation et vos règles d'acompte.
Comment. Le délai d'annulation est celui au-delà duquel une cliente ne peut plus annuler seule. L'acompte se déclenche selon la fiabilité de la cliente, pas systématiquement.
À éviter. Un acompte demandé à toutes fait fuir vos habituées. Réservez-le aux nouvelles clientes et à celles qui ont déjà fait faux bond.
À quoi ça sert. Créer les comptes de votre équipe et décider de ce que chacune voit.
Comment. Cochez case par case ce que chaque rôle peut consulter, saisir, valider. L'accueil peut enregistrer les encaissements sans voir votre chiffre global.
À éviter. Ne donnez pas le compte gérante à tout le monde par facilité. C'est ce cloisonnement qui vous permet de savoir qui a fait quoi.
Chapitre 8
Cinq rôles, chacun voit ce qui le concerne et rien d'autre. Vous les ajustez case par case : chez vous, l'accueil encaisse peut-être, ou pas.
À quoi ça sert. Donner à chacune l'accès qui correspond à son poste.
Comment. La Gérante fait tout. L'Adjointe fait la même chose au quotidien mais ne supprime rien, et ne peut pas toucher au compte de la gérante. L'Accueil prend les rendez-vous et encaisse. La Praticienne ne voit que ses propres rendez-vous, sans aucun montant. La Comptable lit les chiffres sans accéder aux fiches clientes.
À éviter. Une case décochée retire la fonction à TOUTES les personnes qui portent ce rôle. Pour une exception qui ne concerne qu'une personne, passez par son compte plutôt que par le rôle.
À quoi ça sert. Avoir quelqu'un qui vous remplace sans pouvoir prendre votre place.
Comment. Créez son compte dans Utilisateurs et rôles, et donnez-lui le rôle Adjointe. Elle voit vos chiffres, surveille les praticiennes, et tient l'institut quand vous n'êtes pas là.
À éviter. Elle ne peut ni vous désactiver, ni changer votre rôle, ni remettre votre mot de passe : seule une gérante agit sur une gérante. Vous, en revanche, pouvez la réaffecter ou lui retirer l'accès à tout moment.
À quoi ça sert. Rendre l'accès à quelqu'un sans passer par nous.
Comment. Dans Utilisateurs et rôles, le bouton « Mot de passe » remet un provisoire, affiché une seule fois. Vous le dictez à la personne, qui en choisit un autre à sa première connexion.
À éviter. Personne ne peut lire un mot de passe existant, pas même nous : ils ne sont pas conservés en clair. La seule issue est d'en remettre un nouveau.
À quoi ça sert. Tenir deux adresses dans le même compte.
Comment. Depuis Réglages, demandez l'ouverture en indiquant le nom et le quartier. Nous vous appelons pour confirmer, puis nous l'ouvrons. Un sélecteur apparaît alors en haut de votre écran : vous passez de l'un à l'autre sans vous reconnecter.
À éviter. Chaque institut garde son équipe, son agenda et son catalogue : rien n'est partagé entre les deux. Une praticienne qui travaille dans les deux doit être rattachée aux deux.
Écrivez-nous, et la réponse rejoindra ce guide. Il est fait pour grossir des questions qu'on nous pose vraiment, pas de celles qu'on imagine.
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